Pengalaman Kerja di Perusahaan Freight Forwarding

Ada yang familiar dengan istilah "freight forwarding"?? To be honest, selama ini kalau saya ditanya kerja di perusahaan apa, saya lebih prefer menjawab bekerja di perusahaan logistik.. Ga salah sih, tapi sebenarnya istilah yang lebih tepat adalah freight forwarding.. Tapi sayangnya banyak yang kurang paham dengan istilah ini.. Jadi daripada harus menjelaskan panjang lebar, lebih baik saya pakai istilah logistik, cargo, atau ekspedisi.. hehehe..

Tidak terasa sudah lebih dari 7 tahun saya bekerja di bidang freight forwarding ini.. Dulu sama sekali ga kebayang bakal kerja di industri ini.. Apalagi kalau melihat background pendidikan dan pengalaman kerja saya sebelumnya yang sangat jauh dari bidang ini.. Terakhir sebelum masuk ke perusahaan ini, saya justru bekerja di perusahaan FMCG (fast moving consumer goods).. Jadi benar-benar berbeda 180 derajat dari segi industri, main business, budaya dan cara kerja, dll.. 

Sekilas tentang freight forwarding buat yang masih awam dengan istilah ini.. Freight forwarding dalam Bahasa Indonesia diterjemahkan menjadi Perusahaan Pengurusan Jasa Transportasi.. Berdasarkan peraturan Menteri Perhubungan, PPJT diartikan sebagai "kegiatan yang ditujukan untuk semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui angkutan darat, kereta api, laut, dan udara'.. Jadi kami adalah perusahaan yang mengatur pengiriman dan penerimaan barang dari satu tempat ke tempat lainnya dengan menggunakan berbagai mode transportasi, baik untuk domestik, maupun internasional..

Secara khusus untuk perusahaan tempat saya bekerja, kami lebih banyak meng-handle shipment atau pengiriman ekspor dan impor.. Untuk mode transportasinya didominasi oleh via udara dan laut.. Ketika mengajar atau training karyawan baru, saya suka mengkategorikan scope pekerjaan perusahaan freight forwarding itu ke 3 sub-bagian.. Yang pertama adalah Freight Forwarder, kedua PPJK (Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan), dan EMKL/EMKU (Ekspedisi Muatan Kapal Laut/Udara).. Perusahaan freight forwarder secara global dapat diartikan sebagai perusahaan yang menyambungkan antara pemilik atau penerima barang dengan pihak pengangkut (airlines atau shipping lines).. Misalkan seorang eksportir, dia tidak akan bisa langsung booking ke airlines untuk pengiriman barang miliknya.. Booking harus dilakukan oleh perusahaan freight forwarder yang sudah terdaftar sebagai agent dari airlines tersebut..

Berbeda dengan PPJK.. PPJK adalah perusahaan yang sudah memiliki ijin khusus untuk mengurus dokumen-dokumen kepabeanan yang berkaitan dengan Bea Cukai (Customs).. Secara resmi, definisi PPJK adalah badan usaha yang melakukan kegiatan pengurusan kewajiban pabean untuk dan atas kuasa Eksportir atau Importir.. 

Terakhir adalah EMKL/EMKU, dimana ini adalah perusahaan di bidang logistik yang memiliki ijin legalitas dari pemerintah untuk melakukan layanan pengiriman barang melalui kapal laut atau kapal udara.. 

Jadi kalau mau dikaitkan, sebenarnya tiga hal ini adalah suatu kesatuan rangkaian kegiatan yang kembali lagi ke definisi apa itu perusahaan freight forwarding.. Tidak semua perusahaan freight forwarding bisa atau memiliki legalitas untuk menjalankan ketiga peran ini.. Perusahaan tempat saya bekerja, kebetulan sudah lengkap legalitasnya dan bisa menawarkan tiga jasa ini.. Tapi justru hal ini yang membuat pekerjaan saya challenging..

Selama 7 tahun berkarya, pasti banyak suka dukanya, ups and downs-nya, tantangan, dan permasalahannya.. Dulu awal-awal yang masuk ke industri ini, saya benar-benar blank dan ga ngerti apa-apa.. Paling yang saya paham hanya kode-kode airlines dan kode-kode airport.. Itupun karena sering traveling saja.. Makanya materi pertama kalau saya lagi training staff baru, pasti soal IATA code ini.. Karena walaupun simple, tapi crucial.. Ada yang familiar dengan airlines code seperti GA, SQ, CX, TG, LH, EK, dll?? Atau kode-kode airport seperti KUL, SIN, BKK, DXB, HAM, AMS, dll?? Kenapa crucial, karena kode ini yang akan dicantumkan sebagai airport asal dan airport tujuan di dokumen AWB.. Salah memasukkan kode, maka cargo akan dibawa ke airport tujuan yang salah.. Pernah sekali kejadian, AOD (airport of destination) seharusnya CGK (Soekarno Hatta / Cengkareng).. Tapi oleh agent di luar negeri, diinput CKG (Chongqing / China).. Cargo akhirnya terbang ke China bukan ke Jakarta.. Dan itu prosesnya ribet dan lama banget untuk mengeluarkan barang dari China dan akhirnya dikirim ke Jakarta.. 

Salah satu "suka"-nya kerja di dunia freight forwarding itu adalah industri dan ruang lingkup pekerjaannya yang dinamis dan challenging.. Jadi ga ada yang namanya bosan atau kerjanya itu-itu saja.. Setiap barang atau komoditas memiliki aturan yang berbeda-beda dan kita juga dituntut untuk mengikuti peraturan yang selalu di-update, baik peraturan dari Carrier maupun dari Bea Cukai.. Misalkan kalau mau kirim binatang hidup atau abu jenazah, dokumen yang diperlukan apa saja dan treatmentnya ketika di origin dan di destinasi seperti apa.. Bekerja di dunia freight forwarding juga seru karena bisa menjalin relasi dengan banyak pihak.. Tidak hanya customer kita yang didominasi oleh importir dan eksportir, tetapi juga dari pihak Airlines, Shipping Lines (pelyaran), Bea Cukai, Agent atau Forwarder dari banyak negara.. Dulu sebelum pandemi, rutin diadakan conference-conferenceantar sesama perusahaan forwarder.. Conference ini seru karena bisa ketemu banyak orang di industri yang sama dari berbagai negara.. Hal positif lainnya adalah bisa "jalan-jalan".. Karena saya in-charge di cabang Surabaya, jadi kalau saya market atau visit customer, tidak hanya di dalam kota Surabaya.. Tapi bisa sampai ke Pasuruan, Malang, Gresik, Mojokerto, dll.. Selain itu karena Head Office perusahaan tempat saya bekerja ada di Bali, jadi otomatis kalau ada meeting, pasti diadakan di Bali..

Kalau "suka"-nya sudah, sekarang giliran "duka"-nya.. To be honest, dukanya kerja di dunia freight forwarding itu tidak sedikit.. Yang pertama, harus siap dicomplain.. Dulu awal-awal in-charge sebagai Branh Manager, saya stress karena menerima complain-an dari sana sini.. Tapi saya ingat kata-kata seorang staff saya yang sudah senior.. Kata beliau, kalau kerja di dunia freight forwarding, complain-an dari customer jangan diambil hati.. Masuk telinga kanan, keluar telinga kiri.. hehehe.. Complain-an akan selalu ada karena kita sebagai freight forwarder merupakan "perantara" antara eksportir / importir dan carrier (airlines & shipping lines).. Kalau flight delayed atau cargo offload (tidak terangkut), yang dicomplain customer adalah freight forwarder-nya.. Padahal yang delay airlines atau shipping lines-nya dan ini semua di luar kendali kami.. Apalagi kalau kaitannya sudah dengan cuaca yang bukan sesuatu yang bisa kami control atau prediksi.. Contoh misalkan kapal Inessa seharusnya berangkat dari port Surabaya (Tanjung Perak) tanggal 25 Des, tapi ternyata karena congestion (antri sandar & bongkar) di port sebelumnya, maka baru berangkat dari Surabaya tanggal 28 Des.. Otomatis tanggal tiba di port tujuan akan mundur juga.. Ketika cargonya urgent atau ada deadline, pasti kami sebagai freight forwarder yang kena caci maki customer.. Pernah juga flightnya cancel karena bad weather di China.. Tapi customer ga mau tahu, dan minta cargo harus berangkat juga hari itu.. Sedangkan cargo sudah melewati customs.. Berbeda dnegan penumpang yang bisa pindah pesawat hanya dengan membeli tiket baru.. Tidak semua customer seperti ini sih, tapi banyak juga yang seperti ini dan dari sekian ribuan shipment, tidak mungkin lancar-lancar saja kan.. Sesekali pasti saja ada yang bermasalah.. Jadi mau kerja di dunia freight forwarder, harus siap mental dulu.. hahaha..

"Duka" lainnya adalah harus stand-by 24 jam.. Jadi jangan heran kalau saya bawa laptop kemana-mana.. Bahkan ketika liburan 2 minggu ke Thailand pun, laptop saya tenteng kemana-mana.. Kerjanya bisa dimana saja, di airport, di hotel, di bus, dll.. hahaha.. Kalau shipment by sea ritme kerjanya masih tidak secepat by air.. Karena traveling timenya yang berhari-hari bahkan berbulan-bulan.. Kalau by air kan cepat ya, hanya hitungan jam atau hari.. Jadi kita juga kejar-kejaran waktu dan harus memonitor terus apakah shipment sudah berangkat atau tiba sesuai dengan fight schedulenya.. Lalai atau tidak bisa mengejar deadline atau memenuhi peraturan Bea Cukai, tentu kita dihadapkan pada potensi denda yang nilainya bisa puluhan bahkan ratusan juta.. Ketelitian sangat diperlukan di industri ini, apalagi yang kaitannya dengan dokumen kepabeanan.. Salah satu huruf saja, bisa mengakibatkan denda pajak yang nilainya bisa fantastis karena mengikuti nilai barang.. 

Kemudian karena kita kerja samanya dengan sesama forwarder dari berbagai negara, kadang kendalanya ada di zona waktu.. Kalau komunikasi dengan agent di Europe sih masih oke ya.. Masih bisa sore atau malam harinya.. Nah kalau sama agent di US, siap-siap saja begadang.. Apalagi kalau ada shipment yang urgent, saya bisa pasang alarm sampai berlapis-lapis, misal jam 23.00, 00.00, 01.00, 02.00, dst.. hahaha.. Karena untuk mempersingkat waktu dan mengejar deadline, jadi satu-satunya cara agar efektif dalam komunikasi, ya kita kerjanya mengikuti jam kerja di US..  Sebagai seorang Branch Manager, saya juga dituntut untuk memonitor dan bertanggung jawab mulai dari sales, operasional, dan finance + accounting.. Sayangnya karena customer kebanyakan contactnya dengan saya, jadi terkadang saya keteteran juga menghadapi berbagai macam request, pertanyaaan, dan complain-an customer.. Dari urusan posisi trucking sekarang ada dimana, kapalnya sudah berangkat belum, invoicenya sudah dikirim belum, sampai permintaan rate, semuanya ke saya.. Ada hari-hari dimana Whatsapp saya ada puluhan message belum terbaca atau saya sedang online di telepon kantor dan handphone saya juga bunyi ada telepon masuk.. Jadi terkadang overwhelming juga.. hahaha..

Semoga apa yang saya sharingkan bisa sedikit menambah pengetahuan dan memberikan sedikit gambaran tentang industri freight forwarding ini.. Siapa tahu setelah membaca tulisan ini jadi banyak yang tertarik untuk terjun dan berkarier di industri ini.. hahaha..